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職場竅門

發稿單位: 職場家
發稿日期: 2017-01-20

星期五下午執行4個步驟,助你開啟嶄新的一週!

當你星期一早晨匆匆忙忙抵達公司並打卡上班之後,你會選擇先做什麼事情呢?打開電子郵件確認客戶或主管交辦的事項,還是先把上個星期沒完成的工作處理完畢,又或是把某些迫在眉睫的事情先完成呢?無論如何,若你在星期一早上無法花些時間,妥善規劃你接下來一整週工作的優先順序,這會使你容易倉促行事,並總是在完成別人所期待你完成的工作,而不是努力達到你自己真正希望達成的目標,讓一切都亂了套。

因此,《Forbes》撰稿人Lisa Rabasca Roepe整理了生產力專家Tracey Gritz所提出的方法,只要在在星期五下午花三十分鐘的時間完成以下四個步驟,就能幫助職場工作人奪回對於工作時間的主導權,並能妥善安排新的一週!

1. 回顧一週的工作成果

每個星期五下午,在你收拾辦公桌準備好好放假之前,請先回顧自己這一週完成了那些待辦事項或工作,並確認沒有其他遺漏的部分。如果有尚未完成的工作、臨時被取消的會議或是還沒打出去的電話,請記錄下來並盡量在下一週一開始的時候及早完成。而如果有些事情已經被不斷拖延,或是因故無法完成,你可以選擇交給下屬辦理或請同事協助,而如果這件事其實不太重要的話,不如就取消它吧!

2. 將重要的計畫或目標加入行事曆

若你手上有重要的專案計劃或長期目標,請選在每周五下午回顧這一週的進展,除了讓你能夠制定下週的預定進度,你也能在時間表上空出時間去完成那些工作,讓你能一步步更接近自己的目標。但切記,請將大方向的目標切割成一個個可實際完成並看見成效的任務,例如「更新網頁」是個過於抽象的概念,但「更改網站介紹」、「尋找能放在首頁的新圖片」就是可確認完成度的具體目標。

3. 預先做好準備

通常在下一週到來之前,主管或同事就會預先規劃好要開會的時間,而你不只應該把這些已確認的行程加入行事曆,你也應該在時間表上空出時間,預先為這場會議做準備,無論是整理相關文件、閱讀有關資訊或是做報告,都能讓你在會議到來之前不會手忙腳亂,甚至毫無準備就上場。甚至,如果在會議中會受到主管臨時交派其他事項,你還可以預先空出會議後的一小時來重新規劃你的行事曆。

4. 確認你的待辦事項清單

這些待辦事項清單可能包括主管交派事項、同事請你協助的事務,或是客戶的來電,但Tracey Gritz建議把這個步驟放在最後的原因是,你應該先安排好每件事情的優先順序,先將真正重要的事項或目標作為下週的主要任務,再運用行事曆上的剩餘時間去完成其他瑣碎項目。但請記得在行事曆上至少預留30%的時間作為緩衝,若有不能預期的會議或是工作進度落後的情況發生,你就可以運用這些時間去趕上進度了。
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