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職場竅門

發稿單位: smartlinkin
發稿日期: 2017-11-07

李開復:我的時間管理秘訣

你的身邊有沒有這樣一群人——永遠精力充沛、永遠有用不完的時間,工作、社交、生活、興趣什麼都不落下……他們的妙招是什麼呢?

我整理了一些管理時間的小秘訣,希望能幫助大家更好地管理時間。

事分輕重緩急:一早確定今天須做的緊急事和重要事


每天管理時間的一種好方法是,早上確定今天要做的緊急事和重要事,睡前回顧一下,這一天有沒有做到兩者的平衡。

建議每天對該做的事排好優先次序,並按照這個次序來做。

在《高效能人士的七個習慣》一書中,作者史蒂芬.柯維提出,“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費時間的最大理由之一。因為人的慣性是先做最緊急的事,但這麼做會導致一些重要的事被荒廢掉。

每個人都有許多“緊急事”和“重要事”,想把每件事都做到最好是不切實際的。建議大家把“必須做的事”和“儘量做的事”分開。必須做的事要做到最好,但儘量做的事盡力而為即可。懂得用良好的態度和寬廣的胸懷接受那些暫時不能改變的事情,多關注那些你能夠改變的事情。此外,還要注意生物鐘的運行規律,按時作息,勞逸結合,這樣才能在學習時有最好的狀態。

要保護自己的時間,尤其需要有足夠的時間做那些“重要事”。

潘正磊是微軟總部產品部門中以效率和執行能力著稱的總經理。她大學畢業後就加入微軟,是晉升最快的經理之一。這是她講的自己剛進入微軟時學習“保護時間”的故事:

我剛加入微軟時,職位是軟體發展工程師。我所在的小組開發的產品成長很快,幾個月內就生成了三個版本,每個版本又需要支援六種語言。這18個組合的要求都略有不同,而且我還需要和很多其他不同的組打交道。每天,我辦公室裡總是人來人往,每個人都帶來不同的問題。他們一來,我總是停下我正在做的事,先解決他們的問題。我每天忙得不可開交,卻做得十分不開心。我覺得每天工作時間很長,卻沒有學到更多的知識,也沒有提高。在與我的老闆溝通後,我清楚地意識到我的時間是最寶貴的,我需要提高效率。

在老闆的指導和支持下,我先設置了“回答問題時間”,其他人只有這時才能來找我,其餘時間我則可以專心程式設計。這樣一來,我就擁有整塊時間來有計劃地完成我想做和需要做的事。

另外,我們設立了一個目標,就是要讓其它組能自力更生,不能事事都來找我們。經過一段時間“授人以漁”的訓練,我終於能夠騰出時間去學習新的技術和管理經驗了。

如果不是有這個經驗,潘正磊不但不會有現在的成就,而且可能還在同一間辦公室裡每天回答著各種問題直到精疲力盡為止。

列待辦或完成事項清單:GTD時間管理法


管理時間也可以使用一些管理方法,比如,有名的GTD(Getting Things Done)時間管理法:

總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟就是列待辦事項清單和完成事項清單。

待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。

待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

列待辦事項清單,你會知道什麼時候該做什麼事,這樣你做事就會更加有條不紊。而每日列完成事項清單時,你會看到自己一天做了什麼事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推後等等。此外,當看到一天完成的事項很多時,你的滿足感會提升,你就越有可能堅持下去。

關於怎麼列待辦事項清單,可以如前所述,每天把該做的事情列出來,並對該做的事排好優先次序。

「完成事項清單」怎麼列?參考3步驟


那麼要怎麼列完成事項清單呢?

可以參考以下步驟:

第一組,認真回憶並記錄今天都做了什麼,並注明花費的時間。

第二組,先堅持一個星期,每晚記錄時間開銷,再往後堅持。

第三組,每週或每個月總結這段時間做了什麼,進行反思。

可以根據個人時間和需要選擇不同的記錄時間段。

在記錄過程中或記錄完之後,看著這些內容,你就知道時間都去哪兒了。這樣,你會知道如何更有效地管理時間。

注重提升效率:兩方面做足準備


當大腦疲於工作的時候,對著任務就開始犯睏,於是拖拖拉拉地做著,也不一定做得了多少。這個時候反而不如放鬆或者稍微休息一下。可以參照番茄工作法進行調整:

想要有效率,可以在身體和精神兩方面做好準備:

提高體力
有沒有發現動腦子的時候餓的快?腦力工作也是相當耗體力的哦。所以體力是大腦與身體能持續高效工作多久的基礎。騰出時間,去健身房吧。運動運動,工作起來你會更有效率。

做事專注
大多數人在專注時會把事情完成得更快更好,所以儘量一次只做一件事情。可以設定一段時間,在該段時間內專心做一件事情。在這個過程中,如果大腦中冒出其他未盡事項或一些點子,不妨先寫到紙上,繼續專注做你手頭的事,做完後再找時間處理記錄下來的那些事項。

工作中斷後的快速恢復技巧


在工作,被電話、客戶、郵件、同事等打擾的情況非常多,這時可以採用記錄工作法,在被打擾後迅速回到工作狀態當中,具體措施如下:

1、如果手頭的工作任務重要而緊急時,可委婉說不,告知對方自己有重要而緊急的工作任務需要完成,完成後會過去找TA。

2、如果對方任務不緊急,而且只是短時間打擾你時,可以在交談之前先把正在進行的工作任務記錄到手邊的本子上,短時間交談後繼續回到當下任務,完成到一定階段後,再去完成同事交代的工作任務,並主動更新狀態給對方。

3、如果對方的工作確實比較緊急並且無法拒絕,可讓對方給自己幾分鐘的時間,把手頭上的工作和思路做個簡要的記錄,再馬上配合同事完成他的工作。回到位置後,查看之前記錄的工作進度,繼續完成。

利用高效時間:必學80/20法則


在時間管理中,必須學會運用80∶20法則,即讓20%的投入產生80%的效益。

也就是說,要把握一天中20%的精華時間(對有些人來說是早晨,對另一些人來說是下午或夜裡),將它們用於最為關鍵的思考、學習和工作。

每天的時間不可能安排得滿滿當當,其中一定會有許多空閒的時間碎片。無論是等車的時間、兩個會議之間多出的時間還是等電話的時間,都不可輕易浪費。你可以隨身帶一本你想讀的書,或者帶一張“To Do List(工作備忘)”或“To Think List(思考備忘)”,有時間時,就把它們拿出來。每天如果能擠出20分鐘,一年就有7300分鐘的多餘時間呀!

設定最後期限:從Deadline往前推,分解目標到每一天


如果一個任務規定一個月完成,人們通常會等到月末才加班加點。如果一個任務沒有期限,人們往往會無限期地拖延,直到有一天這個任務確定了完成期限為止。因此,在管理時間的時候,最好能給自己設定一個合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時間期限。

蘋果公司開發Mac OS 8作業系統時,本來計畫兩年內完成,但每次認為還差半年就可以完成時,總會有人發現新的問題,以至於這個項目看上去永遠都是半年以後的事情,結果,蘋果公司花了十年時間才真正完成該系統的開發。

在微軟,Windows 2000作業系統的研發起初也拖延了兩年多,直到微軟請布萊恩•瓦倫汀(Brian Valentine)來拯救項目為止。布萊恩•瓦倫汀一上任就制定了一個合理的最後期限,根據這個期限, Windows 2000的開發團隊砍掉了將近一半的功能特性(包括比爾•蓋茨最在乎的結合Windows 95和Windows NT的原始程式碼的計畫),然而產品卻及時推出了。

完成一項艱難任務的正確打開方式是:從Deadline往前推-分解目標到每一天-每週一小節確保跟上時間進度-最終完成任務。從現在開始做第一步。

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